9 1/2 Thesen zum wirtschaftlichsten Angebot

In der vierten und letzten Prüfungs- und Wertungsstufe wird unter den verbliebenen Angeboten das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt, auf welches der Zuschlag erteilt werden soll. Doch was versteht man unter „Wirtschaftlichkeit“ und „wirtschaftlichstes Angebot“?

Auf dem Hamburger Vergabetag habe ich die folgenden Thesen zur Wirtschaftlichkeit zur Diskussion gestellt.

1. Auch die reine Betrachtung des Anschaffungspreises kann eine vernünftige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sein und kann zu qualitativen Angeboten führen. 
2. Bei einer Gesamtkostenbewertung müssen alle Parameter für die Berechnung sowie die Berechnungsformel veröffentlicht werden. 
3.  Bei einer reinen Preis- bzw. Kostenbewertung führt eine Gewichtung von Preisen bzw. Kosten in der Regel zu einem unwirtschaftlichen Ergebnis. 
4. Bei einer reinen Preis- bzw. Kostenbewertung führt eine Transformation von Preisen/Kosten in Punkte in der Regel zu einer unnötigen Verzerrung. 
5. Soll neben dem Preis bzw. den Kosten auch die Leistung in Form von Leistungspunkten berücksichtigt werden, dann kann die Wirtschaftlichkeit nur über eine Zuschlagsformel ermittelt werden. 
6. Bei Preis-Leistungs-Bewertungen hat die Notenskala einen großen Einfluss auf das Zuschlagsergebnis. 
7. Das Preis-Leistungsverhältnis führt nicht automatisch zum wirtschaftlichsten Angebot. 
8. Bei einer Preis-Leistungsbewertung ist eine Mindestleistungspunktzahl zwingend erforderlich. 
9. Bei einer Preis-Leistungsbewertung schützt eine Preisobergrenze vor Angeboten, die über dem Preisbudget liegen. 
10. Transparenz schafft wirtschaftlichere Angebote. 

 Der Vortrag steht als PDF zur Verfügung.

Bewertungsmethoden im Vergabeverfahren

Für die Zuschlagsentscheidung in einem Vergabeverfahren gibt es eine große Anzahl von verschiedenen Bewertungsmethoden, die ihren Eigenschaften nach in Bewertungsklassen klassifiziert werden können, um die Anwendung der Methoden besser zu verstehen.

Bewertungsklasse Ia

Bei der Bewertungsklasse Ia wird ausschließlich der Anschaffungspreis als alleiniges Zuschlagskriterium gewertet. Die Qualität der zu liefernden Leistung wird einzig und allein über die Leistungsbeschreibung vorgegeben und letztendlich durch Ausschlusskriterien beschrieben und gesteuert. Die zu wertenden Angebote müssen alle Ausschlusskriterien erfüllen. Wird nur ein Ausschlusskriterium nicht erfüllt, führt dies zum zwingenden Ausschluss des betreffenden Angebots. Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis.

Bewertungsklasse Ib

Bei der Bewertungsklasse Ib können im Gegensatz zur reinen Bewertung der Anschaffungskosten (Bewertungsklasse Ia) auch die Folgekosten mit berücksichtigt werden. Diese Kostenbetrachtungen sind unter den Begriffen Lebenszykluskosten, Vollkostenbetrachtung, Total Cost of Ownership (TCO) bekannt. Die Leistungsfähigkeit und Qualität der Angebote wird durch die Gesamtkostenbetrachtung berücksichtigt. Eine leistungsfähige und qualitative Lösung spart z.B. Betriebskosten. 

Bewertungsklasse II

Bei der Bewertungsklasse II wird das wirtschaftlichste Angebot durch ein Leistungs-Preis-Verhältnis bzw. Preis-Leistungs-Verhältnis gebildet. Die Kennzahl zur Leistung-Preis-Bewertung wird aus dem Quotienten der Leistungspunkte des Angebots und dem Angebotspreis berechnet. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl gewinnt. Werden die Angebote als Punkte in das Preis-Leistungs-Diagramm eingezeichnet und jeder Angebotspunkt mit einer Geraden durch den Nullpunkt verbunden, gewinnt das Angebot, dessen Gerade im Preis-Leistungs-Diagramm die größte Steigung aufweist.

Bewertungsklasse III

Bei den Bewertungsmethoden der Bewertungsklasse III wird für die Zuschlagsentscheidung eine Gesamtpunktzahl aus der Summe der gewichteten Leistungspunkte und der gewichteten Preispunkte betrachtet. Da in dieser Bewertungsklasse Preis und Leistungsterm mit Gewichtungsfaktoren versehen sind, können Preis und Leistung mit einem unterschiedlichen Gewicht in die Bewertung einfließen. Bei den Bewertungsmethoden in der Bewertungsklasse III wird der Angebotspreis in Punkte umgewandelt, damit Leistungsterm und Preisterm addiert werden können. Zur besseren Veranschaulichung kann die Angebotsbewertung bei den Bewertungsmethoden der Bewertungsklasse III durch ein gewichtetes Preis-Leistungs-Diagramm dargestellt werden.

Bewertungsklasse IV

Bei den Bewertungsmethoden der Bewertungsklasse IV wird für die Zuschlagsentscheidung eine Kennzahl aus der Differenz eines gewichteten Leistungsterms und eines gewichteten Preisterms betrachtet. Da in dieser Bewertungsklasse Preis und Leistungsterm mit Gewichtungsfaktoren versehen sind, können Preis und Leistung mit einem unterschiedlichen Gewicht in die Bewertung einfließen. Sowohl der Angebotspreis im Preisterm als auch die Leistungspunktzahl im Leistungsterm müssen allerdings vergleichbar gemacht (normiert) werden, um zu vernünftigen Ergebnissen zu kommen. Bei dieser Normierung werden die Skalen von Preis und Leistungsterm angepasst. Zur besseren Veranschaulichung kann die Angebotsbewertung bei den Bewertungsmethoden der Bewertungsklasse IV durch ein gewichtetes Preis-Leistungs-Diagramm dargestellt werden.

Buch: Bewertungskriterien und -matrizen im Vergabeverfahren

Bewertungskriterien und -matrizen im Vergabeverfahren
Thomas Ferber
ISBN 978-3-8462-0471-9
Bundesanzeiger Verlag
458 Seiten, 79,00 Euro inkl. MwSt. (Hardcover)

Sie können das Buch über jede Buchhandlung oder direkt beim Bundesanzeiger-Verlag bestellen.

Die Zuschlagsbewertung nach der Vergaberechtsreform 2016

Mit den neuen Vergaberichtlinien soll bei den Vergaben ein stärkerer Fokus auf Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation gelegt werden. Eine Zuschlagsbewertung nach Preis-Leistung soll dies fördern. Dies erfordert allerdings bei der Vorbereitung der Vergabeverfahren ein sorgfältiges Vorgehen. Der Auftraggeber muss sich für geeignete Zuschlagskriterien entscheiden, die sowohl einen Wettbewerb zulassen als auch messbar und damit bewertbar sind. Die Gewichtung und das Punktebenotungssystem für die Kriterien haben einen großen Einfluss auf die Zuschlagsentscheidung und müssen ebenfalls sorgfältig ausgewählt werden. Die Kriterien sowie die Gewichtung und Benotung der Kriterien können in einer strukturierten Form als Bewertungsmatrix dargestellt werden.

Soll neben dem Preis bzw. den Kosten auch die Leistung in Form von Leistungspunkten berücksichtigt werden, dann kann die Wirtschaftlichkeit nur über eine Zuschlagsformel einer Bewertungsmethode ermittelt werden. Und auch hier muss der Auftraggeber im Vorfeld eine bewusste Entscheidung für eine Bewertungsmethode treffen. Eine pauschale Antwort, welche Bewertungsmethode grundsätzlich zu empfehlen wäre, ist nicht ganz einfach.

Bei einer Gewichtung von 50% Preis und 50% Leistung empfiehlt sich die Anwendung der einfachen Richtwertmethode (Verhältnis von Leistungspunkten und Angebotspreis).

Überall dort, wo der Wunsch bzw. die Notwendigkeit besteht Preis und Leistung unterschiedlich bei der Zuschlagsbewertung zu gewichten, muss man einiges mehr beachten. Einige gängige Methoden sollten nach Empfehlung des Autors keine Anwendung finden, wie z.B. die einfache gewichtete Richtwertmethode, die lineare Interpolation mit Preisspanne sowie die lineare Interpolation um einen Median bzw. Mittelwert. Unter Berücksichtigung wichtiger Randbedingungen sind z.B. die lineare Interpolation mit dem 2-fachen des niedrigsten Angebotspreises oder auch Methoden, die die Angebotspreise in ein Verhältnis setzen, nutzbar.

Allerdings haben alle Zuschlagsformeln auch Schwächen, und dieser Schwächen muss sich der Auftraggeber im Vorfeld bewusst sein und diese durch geeignete Maßnahmen wie z.B. Mindestleistungspunktzahlen und Preisobergrenzen verhindern bzw. einschränken.

Ein Verfahren, das man nicht versteht, wird in nicht seltenen Fällen zu unsinnigen Ergebnissen führen, da die Schwachstellen nicht erkannt und durch geeignete Maßnahmen verhindert werden. Eine Ausschreibung nach Preis und Leistung erfordert deshalb ein "Mehr" an Vorbereitung.

Bei der Ausschreibung von standardisierten Produkten bzw. bei Ausschreibungen, bei denen die zu beschaffende Leistung sehr detailliert beschrieben werden kann, kann der Preis als alleiniges Zuschlagskriterium ausreichend sein und darf auch nach der Vergaberechtsreform seine Anwendung finden.

Für alle, die sich detaillierter mit dieser Thematik auseinandersetzen möchten oder müssen, empfehlen sich die folgenden Seminare/Bücher:

Seminar: Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen

14.04.2016 Darmstadt
08.06.2016 Hamburg
13.07.2016 Darmstadt
09.09.2016 Darmstadt
12.10.2016 Berlin
08.12.2016 Darmstadt
16.02.2017 Leipzig
09.03.2017 Stuttgart

 

 Buch: Bewertungskriterien und -matrizen im Vergabeverfahren

Thomas Ferber
Bewertungskriterien und -matrizen im Vergabeverfahren
458 Seiten, 79,00 Euro inkl. MwSt. (Hardcover)
Bundesanzeiger Verlag
ISBN 978-3-8462-0471-9

www.praxisratgeber-vergaberecht.de/bewertungskriterien.html