Checkliste für die Angebotsabgabe

Die folgende Checkliste soll Bietern eine Hilfestellung zu formalen Ausschlusskriterien bei Ausschreibungen geben, um diese zu vermeiden. In vielen Fällen werden bei öffentlichen Ausschreibungen Angebote abgegeben, die aufgrund von formalen Fehlern ausgeschlossen werden müssen. Dies ist sowohl für den betroffenen Bieter als auch für die Vergabestelle sehr unbefriedigend.

In vielen Fällen hat die Vergabestelle hier auch wenig bis gar keinen Handlungsspielraum.

§ 19 EG Abs. 2 VOL/A bzw. § 16 VOL/A
Erklärungen und Nachweise, die auf Anforderung der Auftraggeber bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachgefordert werden. Dies gilt nicht für Preisangaben, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

§ 19 EG Abs. 3, lit. a VOL/A
Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten,

§ 19 EG Abs. 3, lit. b VOL/A
Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht unterschrieben bzw. nicht elektronisch signiert sind,

§ 19 EG Abs. 3, lit. c VOL/A
Ausgeschlossen werden Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind,

§ 19 EG Abs. 3, lit. d VOL/A
Ausgeschlossen werden Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vertragsunterlagen vorgenommen worden sind,

§ 19 EG Abs. 3, lit. e VOL/A
Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind sofern der Bieter dies zu vertreten hat,

§ 19 EG Abs. 3, lit. f VOL/A
Ausgeschlossen werden Angebote von Bietern, die in Bezug auf die Vergabe eine unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen haben,

§ 19 EG Abs. 3, lit. g VOL/A
Ausgeschlossen werden nicht zugelassene Nebenangebote sowie Nebenangebote, die die verlangten Mindestanforderungen nicht erfüllen.

Die folgende Checkliste soll eine Hilfestellung bei der Vermeidung von formalen Fehlern geben.

Checkliste

• Es sind alle geforderten Nachweise und Erklärungen enthalten.
• Es sind alle geforderten Preisangaben im Angebot enthalten.
• Wenn es Änderungen/Korrekturen an eigenen Eintragungen gibt, wurden diese zweifelsfrei vorgenommen.
• Dem Angebot wurde keine eigene AGB beigefügt! Auch ein eventuelles Anschreiben/Begleitschreiben enthält keine AGB (auch nicht auf der Rückseite). Es gibt auch keinen Verweis auf eine eigene AGB.
• Eventuelle Nebenangebote wurden als solche gekennzeichnet.
• Die Angebotspreise sind ausreichend kalkuliert und geprüft.
• Evtl. notwendige Nachunternehmererklärungen liegen bei.
• Evtl. notwendige Erklärungen zu Bietergemeinschaften und bevollmächtigtem Vertreter liegen bei.
• Die Bindefrist stimmt in allen Exemplaren des Angebotes mit der Anforderung in den Vergabeunterlagen überein.
• Notwendige Änderungen, die sich durch Antworten auf Bieterfragen ergeben haben, wurden berücksichtigt.
• Das Angebot enthält alle Leistungen, die gemäß Vergabeunterlagen anzubieten waren.
• Die Vergabeunterlagen wurden nicht verändert.
• Sie haben sich eine Kopie des gesamten Angebotes inklusive Nachweise, Erklärungen und Anhänge für Ihre eigenen Unterlagen erstellt.
• Das Angebot wurde an allen notwendigen Stellen unterschrieben und mit Firmenstempel versehen.
• Das Angebot befindet sich mit allen Erklärungen, Nachweisen und Anhängen in der geforderten Anzahl in einem verschlossenen Umschlag.
• Der Umschlag wurde mit der geforderten Kennziffer gekennzeichnet.

Zu guter Letzt achten Sie bitte darauf, dass Ihr Angebot rechtzeitig am richtigen Ort abgegeben wird!

Die Checkliste als PDF.

Die Checkliste wurde mit großer Sorgfalt erstellt, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit! Die Checkliste soll Bietern eine Hilfestellung zu formalen Ausschlusskriterien bei Ausschreibungen geben, um diese zu vermeiden. Fehler und Irrtümer können aber nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag und Autor übernehmen keine juristische Verantwortung und keine Haftung für inhaltliche oder drucktechnische Fehler sowie deren Folgen. Jeder Anwender ist daher aufgefordert, alle Angaben in eigener Verantwortung zu prüfen.

Unzulässige Änderung der Zuschlags- und Bindefrist

Die Zuschlagsfrist bzw. Bindefrist wird durch den Auftraggeber im Ausschreibungsverfahren festgesetzt. Diese Frist muss für alle Bieter gleich sein, da ansonsten der Gleichbehandlungsgrundsatz verletzt wäre. Ändert ein Bieter die in den Verdingungsunterlagen aufgeführte Zuschlagsfrist bzw. Bindefrist eigenmächtig ab, so muss das Angebot des Bieters von der Vergabestelle zwingend ausgeschlossen werden.

Bieter müssen hier mit größter Sorgfalt die Konsistenz und Korrektheit des abzugebenden Angebotes vor der Abgabe prüfen:

• Stimmt die Zuschlagsfrist bzw. Bindefrist in allen Exemplaren des Angebotes?
• Was steht im Angebotsbegleitschreiben? Hier können Standardformulierungen wie   "Angebotsgültigkeit 30 Tage" oder der Verweis auf die AGB etc. zum zwingenden Ausschluss führen.

Sieht man als Bieter in der im Ausschreibungsverfahren festgesetzten Bindefrist ein Problem (z. B. weil der Auftraggeber eine ungewöhnlich lange Bindefrist verlangt), so sollte hierzu eine entsprechende Bieterfrage stellen und bei Bedarf als Steigerung auch eine Rüge in Erwägung ziehen. Das eigenmächtige Ändern der Bindefrist muss dagegen zwingend zum Ausschluss führen.

Entscheidungen der Vergabekammern

3. VK Bund, Beschluss VK 3 - 60/10
[..] hat durch die Verwendung einer eigenen, abweichenden Angebotsfrist die Verdingungsunterlagen geändert. Nach [..] sind Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen unzulässig. [..]Die Verkürzung der Frist stellt eine abweichende Bestimmung gegenüber den verbindlichen Festlegungen in den Verdingungsunterlagen dar.


Vergabekammer Rheinland-Pfalz VK 23/04
Die Zuschlagsfrist wird einseitig durch den Auftraggeber gegenüber dem Bieter festgesetzt (Höfler, BauR 2000, 964). Der Auftraggeber muss einen einheitlichen Zeitpunkt für den Fristablauf festlegen, weil er den Zuschlag nur auf ein Angebot erteilen kann und es insbesondere wegen des geltenden  Gleichbehandlungsgrundsatzes darauf ankommt, dass für sämtliche Bieter dieselbe Annahmefrist gilt (Franke/Grünhagen in Franke/Kemper/Zanner/Grünhagen, VOB Kommentar, Rdnr . 18 zu § 19 VOB/A). Ein Bieter ist nicht berechtigt, die in den Verdingungsunterlagen vorgesehene Zuschlags- und Bindefrist einseitig abzuändern. [..]

Die Beigeladene hat jedoch vorliegend mit ihrer Äußerung im Angebotsbegleitschreiben die vorgegebene Zuschlagsfrist in unzulässigerweise abgeändert  [..]  Der aus einer entsprechenden Verletzung resultierende Angebotsausschluss ist zwingend.

2. VK Bund, Beschluss vom 03.04.2006, VK 2 - 14/06

Die Zuschlags- / Bindefrist ist Bestandteil der Verdingungsunterlagen

Das Verbot der Änderung an Verdingungsunterlagen gilt für jede Ausfertigung des Angebots. 

[..] muss sich darauf verlassen können, identische Exemplare zu erhalten, die jeweils das Veränderungsverbot beachten. 

OLG München, Beschluss vom 21. Februar 2008, Verg 01/08
Das Begleitschreiben ist Bestandteil des Angebots. Die auf der Rückseite des Begleitschreibens abgedruckten Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Antragstellerin wären inhaltlich in den Vertrag bei Zuschlag einbezogen worden, Daher liegt eine unzulässige Abweichung gegenüber den Verdingungsunterlagen vor.


Weiteres über Fristen im Vergabeverfahren vermittelt das eintägige
Seminar Praxisratgeber Vergaberecht - Fristen im Vergabeverfahren.