Angebotsfristen im offenen Verfahren

Die Angebotsfrist ist der Zeitraum vom Absenden der Bekanntmachung bis zum Abgabetermin für die Angebote.Für den Beginn der Angebotsfrist kommt es nicht darauf an, wann die interessierten potenziellen Bieter die Vergabeunterlagen zur Verfügung haben oder wann die interessierten potenziellen Bieter Kenntnis von der Ausschreibung erhalten haben oder wann die Veröffentlichung der Bekanntmachung erfolgt ist. Für den Beginn der Angebotsfrist kommt es nur auf den Tag der Absendung der Bekanntmachung an TED an.

Bei der Angebotsfrist handelt es sich um eine Ausschlussfrist, sodass Angebote, die nicht bis zum Fristende vorliegen, vom Verfahren auszuschließen sind. Auch eine verspätete Abgabe eines Angebotes um nur eine Minute muss zwangsläufig zum Ausschluss führen.

Bieter gibt sein Angebot nicht persönlich ab 

In vielen Fällen hat der Bieter nicht die Zeit, sein Angebot persönlich beim Auftraggeber abzugeben. Stattdessen nimmt er hierfür einen Expressversand oder einen Kurierdienst in Anspruch. Das funktioniert auch in den allermeisten Fällen und ist auch sinnvoll. Grundsätzlich sollten sich Bieter aber bewusst sein, dass das Risiko des Angebotsausschlusses durch eine verspätete Anlieferung ihrer Angebotsunterlagen bei ihnen liegt.

Abgabe durch die elektronische Vergabe 

Sind diese Probleme mit der elektronischen Vergabe vorbei? Ein klares Jein! Zwar fallen die Probleme mit dem physischen Transportweg weg, dafür kann es aber zu Problemen mit Computern/Software bzw. mit der Datenübertragung bei der elektronischen Vergabe kommen. Eine Abgabe des Angebots in der letzten Minute bleibt folglich weiterhin ein Risiko!

Standard-Mindestangebotsfrist im offenen Verfahren 

Durch die Vergaberechtsreform 2016 wurde die Standard-Mindestfrist beim offenen Verfahren von früher 52 Kalendertagen auf 35 Kalendertage reduziert.

Die deutliche Verkürzung der Standard-Mindestfrist hat ihren Grund darin, dass die Übermittlung der Bekanntmachung der Ausschreibung an TED nur noch elektronisch erfolgen kann und die Vergabeunterlagen vom Auftraggeber unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt elektronisch abrufbar zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Verkürzung der Angebotsfrist im offenen Verfahren 

Durch weitere geeignete Maßnahmen kann der Auftraggeber die Angebotsfrist sogar bis auf 15 Kalendertage reduzieren.

• Akzeptiert der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote, dann kann die Angebotsfrist um weitere fünf Kalendertage verkürzt werden. 
• Durch eine Vorinformation über das beabsichtigte Vergabeverfahren kann die Angebotsfrist deutlich auf 15 Kalendertage verkürzt werden. Die Vorinformation muss aber mindestens 35 Kalendertage und höchstens 12 Monate vor Absendung der Bekanntmachung der Ausschreibung an das Amtsblatt der EU versandt worden sein. 
• Auch beim Vorliegen einer hinreichend begründeten Dringlichkeit kann die Angebotsfrist beim offenen Verfahren bis auf 15 Kalendertage reduziert werden.

Verlängerung der Angebotsfrist 

Können die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder Einsichtnahme in nicht übersandte Vergabeunterlagen erstellt werden oder konnte die Frist zum Versenden der Unterlagen bzw. die Frist zur Auskunftserteilung nicht eingehalten werden, so sind die Angebotsfristen entsprechend zu verlängern.

Nimmt der Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen vor, dann muss er den Bietern die Möglichkeit geben, die notwendigen Änderungen in deren Angeboten umsetzen zu können. Dafür ist immer eine ausreichende Fristverlängerung notwendig.

Können die Vergabeunterlagen vom Auftraggeber ausnahmsweise nicht uneingeschränkt, vollständig und direkt elektronisch abrufbar zur Verfügung gestellt werden, dann muss die Angebotsfrist um fünf Tage verlängert werden.

Faire Fristen 

Um einen vernünftigen Wettbewerb zu gewährleisten, hat der Auftraggeber aber die Pflicht, eine angemessene Angebotsfrist festzusetzen, die für die Komplexität angemessen und für die Ausarbeitungszeit der Angebote erforderlich ist. Der Auftraggeber darf sich nicht stur auf die Mindestfristen zurückziehen. Vielmehr muss er unter Berücksichtigung der Komplexität und sonstiger bekannter Randbedingungen, wie z. B. Urlaubszeit, Brückentage durch Feiertage, Zusatzzeiten zum Beschaffen notwendiger Bescheinigungen, eine angemessene Frist bestimmen.

Eine zu kurz gewählte Angebots- oder Bewerbungsfrist (beim Teilnahmewettbewerb) schränkt den Wettbewerb unnötig stark ein und erhöht zwangsläufig die Preise. Zu kurze Fristen schrecken zum einen potenzielle Anbieter ab und erhöhen andererseits die Preiskalkulationen, da die Anbieter durch die Kürze der Zeit nicht detailliert genug kalkulieren können und Risikozuschläge mit aufnehmen müssen.

Fazit 

Der Schrecken der ewigen Fristen bei europaweiten Ausschreibungen existiert nach der Vergaberechtsreform nicht mehr. Die Standard-Mindestfrist von 35 Kalendertagen, die unter Verwendung einer Vorinformation bis auf 15 Kalendertage verkürzt werden kann, macht das offene Verfahren zu einem der schnellsten Vergabearten. Grundsätzlich muss die Frist aber angemessen sein.

Der in der aktuellen Ausgabe (2/16) der Zeitschrift Vergabe Fokus erschienene Aufsatz "Angebotsfristen im offenen Verfahren" beschäftigt sich ausführlich mit den Angebotsfristen im offenen Verfahren und zeigt, wann Fristen beginnen und wann diese enden sowie welche Regeln für Samstage, Sonntage und Feiertage in Bezug auf die Fristen gelten. Des Weiteren werden die Möglichkeiten von Fristverkürzungen und die Regeln zum Verlängern der Angebotsfristen behandelt.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Für alle, die die wichtigsten Fristen im Vergaberecht nach der Vergaberechtsreform 2016 im Überblick haben möchten, empfiehlt sich das Fristenposter.

Das Fristenposter zeigt übersichtlich:

• Angebotsfristen im offenen Verfahren und die Möglichkeiten der Fristverkürzung
• Teilnahmefristen im nicht offenen Verfahren und die Möglichkeiten der Fristverkürzungen
• Angebotsfristen im nicht offenen Verfahren und die Möglichkeiten der Fristverkürzungen
• Teilnahmefristen im Verhandlungsverfahren und die Möglichkeiten der Fristverkürzungen
• Angebotsfristen im Verhandlungsverfahren und die Möglichkeiten der Fristverkürzungen
• Teilnahmefristen im wettbewerblichen Dialog
• Teilnahmefristen bei der Innovationspartnerschaft
• Teilnahmefristen bei Konzessionsvergaben

Dabei werden soweit zutreffend die Vergabeverordnungen VgV, VOB/A-EU, SektVO, VSVgV, VOB/A-VS und  KonzVgV behandelt.

Größe: DIN A2, 42,0 x 59,4 cm
hochwertiges Material (250g Bilderdruckpapier) 
€ 14,80 inkl. MwSt.
Bundesanzeiger Verlag

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